LANGKAH LANGKAH ANALISIS SISTEM

Langkah-langkah Analisis Sistem

Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus
dilakukan oleh analis sistem :
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada
3. Analyze, yaitu menganalisis sistem
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

1. Mengidentifikasi Masalah

Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang
dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah (problem) dapat didefinisikan sebagai
suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang
menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itulah pada tahap
analisis sistem, langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah
mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi. Tugas-tugas yuang
harus dilakukannya adalah sebagai berikut ini :

mengidentifikasi penyebab masalah
mengidentifikasi titik keputusan
mengidentifikasi personil-personil kunci

Mengidentifikasi penyebab masalah

Seringkali organisasi menyadari masalah yang tejadi setelah sesuatu berjalan
dengan tidak benar. Permasalahan tidak akan muncul dengan sendirinya dan mestinya
ada sesuatu penyebab yang menimbulkannya.
Sebagai ilustrasi, kita mempunyai sebuah mobil yang jalannya tersendat-sendat.
Keadaan ini merupakan suatu masalah. Untuk mengatasi masalah ini, maka perlu
diidentifikasi terlebih dahulu apa penyebab yang mengakibatkan mobil tersebut
jalannya tersendat-sendat. Kalau analis sistem tidak dapat mengidentifikasi penyebab
terjadinya masalah, maka proses analisis sistem tidak akan berjalan dengan
semestinya, yaitu tidak akan efisien dan efektif. Kalau kita akan berusaha
memperbaiki kerusakan mobil tersebut, tetapi tidak dapat mengidentifikasi terlebih
dahulu penyebab masalahnya, maka proses perbaikan mobil tersebut tidak akan
berjalan dengan efisien dan efektif. Apakah kita akan membongkar mobil tersebut
dengan melepas semua komponennya untuk menemukan mengapa mobil tersebut
jalannya tersendat-sendat ? tentunya ini merupakan pekerjaan analisis yang tidak
benar. Untuk kasus mobil ini, dapat diidentifikasikan bahwa penyebab masalahnya adalah karena proses pembakaran yang tidak sempurna, sehingga mengakibatkan
jalannya mobil tersendat-sendat. Dengan dapat mengidentifikasi penyebab masalah
ini, maka kita dapat mulai menganalisis dari tempat dilakukannya proses pembakaran
ini, tanpa harus membongkar semua komponen mobil yang tidak menyebabkan
terjadinya masalah.

Tugas mengidentifikasi penyebab masalah dapat dimulai dengan mengkaji ulang

terlebih dahulu subyek-subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen

atas yang telah ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan sistem. Sebagai

misalnya, masalah yang terjadi adalah “biaya persediaan meningkat dari tahun ke

tahun”.

Mengidentifikasi titik keputusan

Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya juga harus

diidentifikasi titik keputusan penyebab masalah tersebut. Pada kasus mobil yang

mempunyai masalah jalannya tersendat-sendat dan telah dapat diidentifikasi

penyebab terjadinya masalah ini adalah pembakaran yang kurang sempurna, maka

selanjutnya perlu diidentifikasi lebih lanjut titik keputusan yang menyebabkan

pembakaran menjadi tidak sempurna. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi

yang menyebabkan sesuatu terjadi. Ahli mesin mobil yang berpengalaman dapat

mengidentifikasikan titik keputusan dari pembakaran yang kurang sempurna adalah

terletak di proses pengapian busi, kerja dari platina dan atau injeksi bensin di

karburator. Dengan demikian ahli mesin mobil yang berpengalaman tidak akan

membongkar semua komponen dari mesin mobil itu, tetapi cukup memeriksa pada

titik-titik keputusan saja. Dengan demikian juga dengan analis sistem bila telah dapat

mengidentifikasi terlebih dahulu titik-titik keputusan penyebab masalah , maka dapat

memulai penelitiannya di titik-titik keputusan tersebut.

Sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan ini, dapat digunakan dokumen

sistem bagan alir formulir (paperwork flowchart atau form flowchart) bila

dokumentasi ini dimiliki oleh perusahaan. Secara analogi, ahli mesin mobil dapat

menggunakan buku manual pedoman mesin mobil bersangkutan untuk

mengidentifikasi titik-titik keputusan penyebab masalah pembakaran yang kurang

sempurna.

Mengidentifikasi personil-personil kunci

Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi

terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil-personil kunci

baik yang langsung maupun yang tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya

masalah tersebut. Identifikasi personil-personil kunci ini dapat dilakukan dengan

mengacu pada bagan alir dokumen yang ada di perusahaan serta dokumen deskripsi

jabatan (job description).

2. Memahami Kerja Sistem

Langkah kedua dari tahap analisis sistem adalah memahami kerja dari sistem

yang ada. Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana

sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan

data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Bila di tahap

perencanaan sistem juga pernah dilakukan penelitian untuk memperoleh data,

penelitian ini sifatnya adalah penelitian pendahuluan (preliminary survey). Sedang

pada tahap analisis sistem, penelitian yang dilakukan adalah penelitian terinci

(detailed survey).

Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada

sebelum mencoba untuk untuk menganalisis permasalahan-permasalahan, kelemahan-kelemahan dan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistemuntuk dapat memberikan rekomdesai pemecahannya.

Langkah kedua dari tahap analisis sistem dapat terdiri dari beberapa tugas yang

perlu dilakukan, yaitu sebagai berikut ini :

o Menentukan jenis penelitian

o Merencanakan jadwal penelitian

- Mengatur jadwal wawancara

- Mengatur jadwal observasi

- Mengatur jadwal pengambilan sampel

o Membuat penugasan penelitian

o Membuat agenda wawancara

o Mengumpulkan hasil penelitian

Menentukan jenis penelitian

Sebelum penelitian dilakukan, sebaiknya ditentukan terlebih dahulu jenis dari

penelitian untuk masing-masing titik keputusan yang akan diteliti. Jenis penelitian

(wawancara, observasi, daftar pertanyaan, pengambilan sampel) tergantung dari jenis

data yang ingin diperoleh. Jenis data yang ingin diperoleh dapat berupa data tentang

operasi sistem, data tentang perlengkapan sistem, pengendalian sistem, atau input dan

output yang digunakan oleh sistem. Penelitian yang menggunakan teknik wawancara

dan observasi tepat digunakan untuk lokasi data yang menyebar dan mahal bila harus

dikunjungi satu persatu. Penelitian yang menggunakan teknik pengambilan sampel

lebih tepat digunakan untuk mengumpulkan input atau output sistem yang

mempunyai jumlah banyak.

Merencanakan jadwal penelitian

Penelitian akan dilakukan di tiap-tiap lokasi titik keputusan yang akan diteliti.

Penelitian juga biasanya akan dilakukan oleh beberapa peneliti dan memakan waktu

yang cukup lama (harian, mingguan bahkan bulanan) supaya penelitian dapat

dilakukan secara efisien dan efektif, maka jadwal dari penelitian harus direncanakan

terlebih dahulu yang meliputi :

- dimana penelitian akan dilakukan;

- apa dan siapa yang akan diteliti;

- siapa yang akan meneliti;

- kapan penelitian dilakukan.

Dari jadwal penelitian yang telah dibuat, berikutnya dapat dikelompokkan ke

dalam jenis penelitiannya masing-masing. Untuk wawancara, selanjutnya jadwal

wawancara dapat diatur yang terdiri dari :

tanggal wawancara akan dilakukan;

- jam wawancara untuk tiap-tiap harinya;

- yang melakukan wawancara;

- yang diwawancarai;

- lokasi letak wawancara akan dilakukan;

- topik dari wawancara yang akan dilakukan.

Sama halnya dengan wawancara yang telah diatur jadwalnya tersendiri, observasi

yang akan dilakukan juga sebaiknya dibuatkan jadwal tersendiri. Demikian juga

dengan jadwal pengambilan sampel sebaiknya juga diatur tersendiri.

Membuat penugasan penelitian

Setelah rencana jadwal penelitian selesai dibuat, maka tugas dari tiap-tiap anggota

tim analis sistem untuk melakukan penelitian telah dapat ditentukan. Koordinator

analis sistem dapat membuat surat penugasan kepada masing-masing anggota tim

analis sistem ini dengan menyertakan lampiran kegiatan penelitaian yang harus

dilakukan. Formulir ini biasanya tidak dilampirkan di laporan hasil analisis, karena

kurang bermanfaat bagi user atau manajemen. Formulir ini akan diberikan kepada

tiap-tiap peneliti yang bersangkutan

Membuat agenda wawancara

Sebelum suatu wawancara dilaksanakan, akan lebih bijaksana bila waktu dan

materi wawancara ini direncanakan terlebih dahulu. Rencana ini dapat ditulis di

agenda wawancara dan dibawa selama wawancara berlangsung. Pewawancara dapat

melakukan wawancara dengan dasar agenda wawancara ini. Tujuan utama pembuatan

agenda wawancara yang akan digunakan dalam wawancara ini adalah suapaya

wawancara dapat diselesaikan tepat pada waktunya dan tidak ada materi yang

terlewatkan.

Mengumpulkan hasil penelitian

Fakta atau data yang diperoleh dari hasil penelitian harus dikumpulkan sebagai

suatu dokumentasi sistem lama. Dokumentasi dari hasil penelitian ini diperlukan

untuk beberapa hal, yaitu sebagai berikut ini :

Membantu kelengkapan (aid to completeness) .Dengan digunakannya formulir-formulir standar untuk mencatat fakta, maka data yang belum terkumpul akan terlihat.
Membantu analisis (aid to analysis) .Data yang dicatat dalam bentuk tabel atau bagan memungkinkan sistem akan lebih mudah dipahami dan dianalisis
Membantu komunikasi (aid to communication) Formulir-formulir standar akan membantu anggota-anggota tim analis untuk berkomunikasai dengan efektif satu dengan yang lainnya. Selain itu juga dapat membantu komunikasi antara analis, pemrogram komputer, operator dan pemakai sistem.
Membantu pelatihan (aid to training).Pelatihan akan lebih efektif bila dilampiri dengan bahan-bahan yang diperlukan secara tertulis.
Membantu keamanan (aid to security). Dokumentasi yang berisi dengan fakta terkumpul dapat diibaratkan sebagai bestek rancangan gedung yang telah digambar oleh arsitek dan telah dihitung oleh insinyur teknik sipil. Bila gedung yang akan dibangun tidak sesuai dengan keinginan pemakai, atau ada perubahan-perubahan yang perlu dilakukan atau misalnya gedung sudah dibuat mengalami kerusakan-kerusakan, maka dengan adanya dokumentasi, perbaikan-perbaikan atau modifikasi-modifikasi akan lebih mudah dilakukan.

Fakta-fakta yang perlu didokumentasikan dari hasil penelitian sistem lama adalah

sebagai berikut ini :

Waktu untuk melakukan suatu kegiatan. Data ini dapat diperoleh dari hasil observasi yang dilakukan pada suatu kegiatan.
Kesalahan-kesalahan melakukan kegiatan di sistem lama.
Pengambilan sampel .
Formulir-formulir dan laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem lama.
Elemen-elemen data.
Teknologi yang digunakan di sistem lama.
Kebutuhan-kebutuhan informasi pemakai sistem/manajemen

3. Analisis Sistem

Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian

yang telah dilakukan. Menganalisis hasil penelitian sering sulit dilakukan oleh analis

sistem yang masih baru. Pengalaman menunjukkkan bahwa banyak analis sistem

yang masih baru mencoba untuk memecahkan masalah tanpa menganalisisnya.

MENGANALISIS KELEMAHAN SISTEM

Analis sistem perlu menganalisis masalah yang terjadi untuk dapat menemukan

jawaban apa penyebab sebenarnya dari masalah yang timbul tersebut. Penelitian

dilakukan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan semacam :

Apa yang dikerjakan ?
Bagaimana mengerjakannya ?
Siapa yang mengerjakannya ?
Dimana dikerjakannya ?

Menganalisis kelemahan sistem sebaiknya dilakukan untuk menjawab pertanyaan :

Mengapa dikerjakan ?
Perlukah dikerjakan ?
Apakah telah dikerjakan dengan baik ?

Tentu saja pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab dalam langkah menganalisis

hasil penelitian ini lebih terinci lagi dibandingkan dengan yang didaftar di atas.

Sebagai tambahan dari pertanyaan-pertanyaan tersebut, suatu kriteria yang tepat

masih diperlukan untuk menilai sistem yang lama. Kriteria yang tepat ini dapat

diperoleh dari sasaran yang diinginkan oleh sistem yang baru supaya efisien dan

efektif. Wilkinson memberikan sasaran yang harus dicapai untuk menentukan kriteria

penilaian sebagai berikut :

Relevance (sesuai kebutuhan)

Capacity (kapasitas dari sistem)

Efficiency (efisiensi dari sistem)

Timeliness (ketepatan waktu menghasilkan informasi)

Accessibility (kemudahan akses)

Flexibility (keluwesan sistem)

Accuracy (ketepatan nilai dari informasi)

Reliability (keandalan sistem)

Security (keamanan dari sistem)

Economy (nilai ekonomis dari sistem)

Simplicity (kemudahan sistem digunakan)

Berdasarkan pertanyaan-pertanyaan dan kriteria-kriteria ini, selanjutnya analis sistem

akan dapat melakukan analisis dari hasil penelitian dengan baik untuk menemukan

kelemahan-kelemahan dan permasalahan-permasalahan dari sistem yang ada.

Menganalisis Distribusi Pekerjaan

Distribusi dari pekerjaan menunjukkan beban dari masing-masing personil atau

unit organisasi dalam menangani kegiatan yang sama. Untuk keperluan menganalisis

distribusi dari pekerjaan dapat digunakan pertanyaan-pertanyaan berikut ini :

apakah tugas dan tanggungjawab telah didefinisikan dan diterapkan dengan jelas ?
apakah tugas dan tanggungjhwab telah didistribusikan dengan efektif untuk masing-masing personil dan unit-unit organisasi ?

dengan mengetahui beban dari masing-masing personil, maka dapat ditentukan

personil mana yang masih dapat diberi tambahan beban dan personil mana yang harus

dikurangi bebannya untuk dialihkan ke personil lain yang masih kurang bebannya.

Menganalisis Pengukuran Pekerjaan

Untuk menganalisis pengukuran pekerjaan ini dapat dilakukan dengan menjawab

pertanyaan-pertanyaan berikut ini :

apakah kebijaksanaan dan prosedur telah dipahami dan diikuti ?
apakah produktifitas karyawan memuaskan ?
apakah unit-unit organisasi telah bekerja sama dan terkoordinasi dengan baik menjaga arus data dengan lancar ?
apakah masing-masing kegiatan telah mencapai sasarannya ?
apakah terjadi operasi-operasi yang tumpang tindih ?
seberapa perlu hasil dari tiap-tiap operasi ?
apakah tedapat operasi yang menghambat arus data ?
apakah volume puncak dari data dapat ditangani dengan baik ?
apakah terdapat standar kinerja yang baik dan selalu dimutakhirkan ?

Menganalisis Keandalan

Keandalan menunjukkan banyaknya kesalahan-kesalahan yang dilakukan dalam

suatu kegiatan. Semakin andal berarti semakin sedikit kesalahan yang dilakukan.

untuk menganalisis keandalan ini dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan berikut :

apakah jumlah kesalahan yang terjadi di masing-masing operasi diminumkan?
apakah operasi-operasi telah direncanakan dengan baik dan terkendali?

Menganalisis Dokumen

Untuk menganalisis dokumen yang digunakan di sistem lama dapat dilakukan

dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :

seberapa perlu dokumen-dokumen yang ada ?
apakah masing-masing dokumen telah dirancang untuk penggunaan yang efektif ?
apakah tembusan-tembusan dari dokumen perlu ?

Menganalisis Laporan

Untuk menganalisis laporan yang sudah dihasilkan oleh sistem lama dapat

dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut

dapatkah laporanm di persiapkan dengan mudah dari file dan dokumen-dokumen yang ada?
apakah terdapat duplikasi di file, catatan-catatan dan laporan-laporan?

Menganalisis Teknologi

Untuk menganalisis teknologi yang sudah digunakan di sistem lama dapat

dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :

apakah fasilitas dari sistem informasi (dalam bentu personil, peralatan dan fasilitas lainnya) cukup untuk menangani volume rata-rata data tanpa terjadi penundaan yang berarti ?

MENGANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI PEMAKAI/MANAJEMEN

Walaupun menganalisis kelemahan-kelemahan dan permasalahan-permasalahan

yang terjadi merupakan tugas yang perlu, tetapi tugas ini saja belumlah cukup. Tugas

lain dari analis sistem yang masih diperlukan sehubungan dengan sasaran utama

sistem informasi, yaitu menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi para

pemakainya perlu dianalisis.

4. Membuat Laporan Hasil Analisis Sistem

Setelah proses analisis sistem ini selesai dilakukan, tugas berikutnya dari analis

sistem dan timnya adalah membuat laporan hasil analisis. Laporan ini diserahkan

kepada steering committe (komite/panitia pengarah pengembangan sistem) yang

nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan

panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analisis

yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini. Tujuan

utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah :

pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan
meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen
meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen
meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya (dapat berupa meneruskan ke tahap desain sistem atau menghentikan proyek bila dipandang tidak layak lagi).

Blog Pembelajaran